Caso de éxito: ERP/CRM web
Cliente
La Esfera Viva. Empresa de animación pedagógica cuya misión es colaborar con empresas e instituciones que necesiten educar a un público objetivo.
Necesidad
La Esfera Viva requería de un sistema que gestionara todo el proceso de negocio de la empresa: empleados, clientes, sesiones, facturación, estadísticas, etc. centralizado y accesible desde distintas localizaciones. Quoriam propuso realizar un sistema ERP/CRM web a medida que se adapara a las peculiaridades de su proceso de negocio.
Las necesidades principales eran:
- Gestión de actividades:
- Programas impartidos
- Materiales necesarios para los programas
- Monitores que los imparten
- Contratación/Planificación de actividades:
- Sesiones contratadas
- Disponibilidad de monitores y materiales
- Facturación/Nóminas:
- Facturación de contratos
- Gastos
- Generación de nóminas (variables en función de sesiones realizadas por los monitores)
- Comercial:
- Clientes
- Proveedores (y sus productos)
- Contactos con clientes
- Planificación de contactos
- Estadísticas y planificación:
- Estadísticas completas del proceso de negocio
- Planificación anual: Ingresos, gastos, cuentas
- Comparatión entre planificación y datos reales
- Sistema de encuestas de satisfacción:
- Generación de formularios de encuestas
- Rellenado on-line de cuestionarios
- Estadísticas de cuestionarios
- Generación de documentos:
- Contratos y cartas de reserva
- Facturas
- Acceso a monitores:
- Calendario de sesiones a impartir
- Gestión de dietas
- Rellenado de cuestionarios
- Acceso a clientes:
- Contratación on-line
- Revisión de contratos
- Rellenado de cuestionarios de satisfacción
- Estadísticas de sobre cuestionarios de sus contratos
Solución tecnológica
Se abordó la aplicación con un enfoque muy dinámico que permitiera agilizar lo más posible la gestión de todos los aspectos del proceso de negocio.
Para ello se realizó un interfaz 100% Ajax basado en el framework ExtJS y un framework PHP propio. Se dotó a la aplicación de un aspecto de aplicación tradicional para mejorar la familiaridad del usuario con el sistema y se aprovecharon tecnologías novedosas en la web con drag&drop para minimizar el tiempo de las acciones y dotar al sistema de agilidad y dinamismo.
Procedimiento
Debido al gran tamaño de la aplicación a desarrollar el enfoque en el desarrollo fue totalmente incremental. Se fue desarrollando desde las necesidades más inmediatas (gestión de programas, monitores y sesiones) hasta las más sofisticadas y complejas (planificación, acceso de clientes, etc). De esta forma cada funcionalidad de la aplicación se ponía en producción una vez acabada, permitiendo también un proceso de aprendizaje paulatino para el usuario a medida que la aplicación crecía en funcionalidad. De esta forma también se adaptaba el desarrollo de la aplicación a la evolución de la empresa y sus nuevas necesidades.
Resultado
El desarrollo continuado durante más de un año ha llevado a la aplicación a ser la herramienta de gestión integral que se buscaba y su desarrollo sigue avanzando con los nuevos retos y necesidades de La Esfera Viva, trabajando continuadamente en hacer la aplicación más funcional, últil, robusta y versatil.